swot dan poac

PENDAHULUAN

Manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya yang menurut suatu perencanaan diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja tertentu.

Dalam suatu manajemen, terutama manajemen lembaga pendidikan Islam juga memerlukan suatu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan untuk mengelola dan memajukan suatu organisasi sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Yang biasa disebut POAC.

Setelah melakukan perencanaan, sebaiknya kita melihat SWOT, yaitu kekuatan dan kelemahan yang terdapat dalam suatu organisasi, sehingga kita dapat meningkatkan kekuatan tersebut dan mengatasi kelemahan yang ada dengan melihat peluang-peluang yang mungkin dicapai. Dan mengatasi ancaman-ancaman dari faktor luar organisasi.

Untuk lebih jelas pembahasan mengenai SWOT dan POAC, selanjutnya dalam makalah ini akan membahas apa itu SWOT dan POAC, serta hubungan antara keduanya.

SWOT DAN POAC

A.Pengertian SWOT dan POAC

1.    Pengertian SWOT

Analisis SWOT merupakan singkatan bahasa Inggris dari Strengths (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman) adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis.

Analisis SWOT trediri dari empat faktor, yaitu:

a.    Strengths (kekuatan)

Merupakan kondisi kekuatan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada. Kekuatan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam  tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

b.   Weakness (kelemahan)

Merupakan kondisi kelemahan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada. Kelemahan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam  tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

c.    Opportunities (peluang)

Merupakan kondisi peluang berkembang di masa datang yang terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri. misalnya kompetitor, kebijakan pemerintah, kondisi lingkungan sekitar.

d.   Threats (ancaman)

Merupakan kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

setelah itu dibuat pemetaan analisis SWOT maka dibuatlah tabel matriks dan ditentukan sebagai tabel informasi SWOT. Kemudian dilakukan pembandingan antara faktor internal yang meliputi Strengths dan Weakness dengan faktor luar meliputi Opportunities dan Threats. Setelah itu kita bisa melakukan strategi alternatif untuk dilaksanakan. Strategi yang dipilih merupakan strategi yang paling menguntungkan dengan resiko dan ancaman yang paling kecil.

Selain pemilihan alternative, analisis SWOT juga bisa digunakan untuk melakukan perbaikan dan improvisasi. dengan mengetahui kelebihan (Strengths dan Opportunities) dan kelemahan kita (Weakness dan Threats), maka kita melakukan strategi untuk melakukan perbaikan diri. Mungkin salah satu strateginya dengan meningkatkan Strengths dan Opportunities atau melakukan strategi yang lain yaitu mengurangi Weakness dan Threats.

2.    Pengertian POAC

Secara umum dunia manajemen menggunakan prinsip POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling), prinsip manajemen ini banyak digunakan oleh organisasi dewasa ini untuk memajukan dan mengelola organisasi mereka.

a.    Planning

Yang dimaksud dengan planning disini adalah rencana awal atau tujuan awal yang jelas. Dalam perencanaan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan, yaitu harus SMART

S : Specific, artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis.

M : Measurable, artinya program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya.

A : Achievable, artinya dapat dicapai, jadi bukan angan-angan.

R : Realistic, artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit, tetapi tetap ada tantangan.

T : Time, artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran, atau tahunan, sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.

b.   Organizing

Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian di pecah menjadi berbagai jabatan. Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab, dan wewenangnya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama di pikul, ringan sama di jinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen yaitu membagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.

c.    Actuating

Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas, dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus, sehingga perlu dilakukan penyesuaian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan perannya masing-masing.

d.   Controlling

Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan zaman.

3.    Perencanaan beserta unsur-unsurnya

Perencanaan merupakan spesifikasi dari tujuan yang ingin dicapai, diharapkan melalui perencanaan yang matang kita dapat memuluskan langkah kita dalam mendekati tujuan utama organisasi tempat dimana kita bernaung.

Adapun unsur-unsur dari perencanaan adalah sebagai berikut:

v Penentuan tujuan

Ditahap awal ini, kita bisa menentukan target/tujuan jangka panjang dari organisasi, penetapan tujuan ini sangatlah penting dalam menentukan langkah selanjutnya dan penentuan visi dan misi organisasi. Tujuan kita haruslah realistis, artinya harus sesuai dengan kemampuan kita.

v Pemilihan dan penentuan cara yang akan ditempuh

Merencanakan segala sesuatu mengenai cara penanganan masalah untuk mencapai tujuan, hal ini biasanya disesuaikan dengan tujuan awal dan kemampuan sumber daya manusia yang bersangkutan.

v Usaha untuk mencapai tujuan

Dalam berusaha, seyogyanya kita harus pantang menyerah dalam menghadapi tantangan dan hambatan yang muncul, dengan merencanakan segala sesuatunya dengan sempurna tidak ada artinya tanpa dibarengi dengan usaha yang keras.

4.    Perencanaan dengan pendekatan SWOT

SWOT adalah kepanjangan dari Strenght, Weakness, Opportunities, dan Threats yang masing-masing memiliki arti kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan hambatan. Jadi perencanaan dengan pendekatan SWOT adalah perencanaan yang didasarkan atas kekuatan, menyadari kelemahan-kelemahan yang ada, dapat mengambil kesempatan dan bisa melihat hambatan sebagai tantangan.

Sama seperti perencanaan biasa, metode SWOT memiliki langkah-langkah sebagai berikut:

v Penetapan tujuan

v Menentukan kedudukan dan kaitannya dengan tujuan

v Menentukan faktor pendukung dan penghambat

v Merumuskan kegiatan yang harus dilaksanakan

Dengan melakukan perencanaan, kita ini dapat menjadi selangkah lebih maju dari para pesaing karena perencanaan dapat memberikan gambaran mengenai rencana-rencana kita yang sedang atau belum dilaksanakan.

Secara umum, keunggulan penggunaan perencanaan adalah sebagai berikut:

a.    Dapat membedakan setiap kegiatan dengan jelas.

b.    Dapat mengetahui apakah tujuan kita telah tercapai (sebagai tolak ukur keberhasilan).

c.    Dapat memudahkan mengidentifikasi hambatan.

d.   Dapat menghindarkan pertumbuhan dan perkembangan yang tidak terkendali.

5.    Gambaran tentang perencanaan dengan pendekatan SWOT

Visi dan Misi <=> SWOT

Faktor Intern <=> SWOT <=> Faktor Ekstern

SWOT => Rencana Strategis => Target => Anggaran Operasional

Diurutan paling atas dari gambar merupakan Visi dan Misi perusahaan, dimana Visi dan Misi tersebut merupakan ideologi dan harapan kedepan mengenai perusahaan dimasa yang akan datang, Visi dan misi tersebut bersifat sangat mendasar sehingga mempengaruhi apa yang dipunyai perusahaan (SDM) dan faktor intern maupun ekstern dapat bermacam-macam sesuai dengan Visi dan Misi yang dipunyai.

Dalam merencanakan sesuatu, pasti akan mendapatkan tantangan maupun dukungan baik itu yang berasal dari dalam ataupun berasal dari luar rumah tangga perusahaan, Faktor ini sangat berpengaruh dalam merencanakan langkah selanjutnya, hal ini biasanya telah dapat diprediksikan lewat pengidentifikasian hambatan maupun kesempatan, dalam pendekatan SWOT faktor-faktor tersebut memberikan berbagai pengaruh bagi sumber daya perusahaan untuk bermacam-macam tujuan, baik faktor tersebut memberikan pengaruh positif ataupun sebaliknya.

Singkatnya lewat mengenali faktor intern dan ekstern pihak manajemen bisa mengenali bermacam hambatan maupun kesempatan yang ada didalam maupun diluar rumah tangga perusahaan, diagram SWOT yang terdapat ditengah ditafsirkan sebagai sumber daya perusahaan yang berhubungan dengan faktor-faktor maupun dengan Visi dan Misi diatas.

Lebih lanjut membahas gambar diatas, Sumber daya perusahaan lalu memutuskan melakukan tinadakan setelah terlebih dahulu menganalisis faktor Internal maupun Eksternal, rencana strategis merupakan rencana yang berarah pada tujuan-tujuan utama dan merupakan pos-pos penting perusahaan, lewat rencana strategis tujuan utama perusahaan pun bisa dicapai.

Dalam menjalankan rencana strategis maupun rencana lainnya, berbagai usaha yang dilakukan seharusnya harus menuruti anggaran operasional. Oleh karena itu anggaran operasional ditempatkan di bawah didalam gambar diatas, anggaran operasional memiliki pengertian sebagai total anggaran yang dibutuhkan dalam menghidupi kelangsungan hidup rumah tangga perusahaan.

Pendekatan SWOT bisa dikatakan sangat efektif untuk memuluskan tujuan organisasi yang kita geluti, selain memperhatikan kemampuan dan kelemahan yang dimiliki, lewat pendekatan ini juga mampu memberi perhatian pada berbagai kesempatan maupun hambatan yang ada didepan mata. Dengan perencanaan kita mampu memberikan kebijakan yang lebih rasional untuk dijalankan demi memenuhi peran kita sebagai manajer.

PENUTUP

Demikianlah pembahasan mengenai SWOT dan POAC yang dapat diberi kesimpulan bahwa:

Ø SWOT merupakan singkatan bahasa Inggris dari Strengths (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman) adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis.

Ø Sedangkan POAC yaitu Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pelaksanaan), dan Controlling (pengawasan).

Ø Adapun unsur-unsur dari perencanaan, yaitu: penentuan tujuan, pemilihan dan penentuan cara yang akan ditempuh, usaha untuk mencapai tujuan.

Ø Langkah-langkah perencanaan dengan pendekatan SWOT adalah: Penetapan tujuan, menentukan kedudukan dan kaitannya dengan tujuan, menentukan faktor pendukung dan penghambat, merumuskan kegiatan yang harus dilaksanakan

Ø Sedangkan keunggulan penggunaan perencanaan adalah sebagai berikut: dapat membedakan setiap kegiatan dengan jelas, dapat mengetahui apakah tujuan kita telah tercapai (sebagai tolak ukur keberhasilan), dapat memudahkan mengidentifikasi hambatan, dapat menghindarkan pertumbuhan dan perkembangan yang tidak terkendali.